В някои случаи може да се наложи да се използва функция като един от аргументите of another function. Например следната формула използва вложената функция AVERAGE и сравнява резултата със стойността 50.

Валидни върнати стойности    Когато една вложена функция се използва като аргумент, тя трябва да връща същия тип стойност, който този аргумент използва. Ако например аргументът връща стойност TRUE или FALSE, тогава вложената функция трябва да връща TRUE или FALSE. В противен случай Microsoft Excel показва стойността за грешка #VALUE!.

Граници на нивата на влагане    Една формула може да съдържа до седем нива на вложени функции. Когато функцията B се използва като аргумент във функцията A, функцията B е функция на второ ниво. Например функцията AVERAGE и функцията SUM са функция на второ ниво, защото са аргументи на функцията IF. Една функция, вложена в във функцията AVERAGE, би била функция от трето ниво и т. н.

По подразбиране Excel използва стила за препратки A1, който препраща към колони, означени с букви (от A до IV, общо 256 колони) и към редове, означени с номера (от 1 до 65536). Тези букви и числа се наричат заглавия на редове и колони. За да препратите към една клетка, въведете буквата на колоната, последвана от номера на реда. Например B2 препраща към клетката в пресечната точка на колоната B и реда 2.

Препратка към друг работен лист    В следващия пример функцията за работен лист AVERAGE изчислява средната стойност за диапазона B1:B10 в работния лист с име Marketing в същата работна книга.

Връзка към друг работен лист в същата работна книга

Забележете, че препратката към диапазона се предшества от името на работния лист и удивителен знак (!).

Относителни препратки    Относителната препратка към клетка в формула, например A1, се базира на относителното положение на клетката, която съдържа формулата, и клетката, към която препраща препратката. Ако позицията на клетката, която съдържа формулата, се промени, препратката се променя. Ако копирате формулата в друг ред или колона, препратката автоматично се пренастройва. По подразбиране новите формули използват относителни препратки. Ако например копирате относителна препратка от клетка B2 в клетка B3, тя автоматично се настройва от =A1 на =A2.

Копирана формула с относителна препратка

Абсолютни препратки    Абсолютната препратка към клетка във формула, например $A$1, винаги препраща към клетката с указаното местоположение. Ако позицията на клетката, съдържаща формулата, се промени, абсолютният адрес остава същия. Ако копирате формулата в друг ред или колона, абсолютният адрес не се пренастройва. По подразбиране новите формули използват относителни препратки и вие трябва да ги преобразувате в абсолютни препратки. Ако например копирате абсолютен адрес от клетка B2 в клетка B3, той остава същия и в двете клетки =$A$1.

Копирана формула с абсолютен адрес

Смесени препратки    Смесената препратка има или абсолютна колона и относителен ред, или абсолютен ред и относителна колона. Препратката с абсолютна колона има вида $A1, $B1 и т. н. Препратката с абсолютен ред има вида A$1, B$1 и т. н. Ако позицията на клетката, съдържаща формулата, се промени, относителната препратка се променя, а абсолютната препратка не се променя. Ако копирате формулата в друг ред или колона, относителната препратка се пренастройва автоматично, а абсолютната не се пренастройва. Ако например копирате смесена препратка от клетка A2 в B3, тя се настройва от =A$1 в =B$1.

Копирана формула със смесена препратка

Ако искате да анализирате данните в една и съща клетка или диапазон от клетки от множество работни листове в работната книга, използвайте 3D препратка. 3D препратката включва препратка към клетката или диапазона, предшествана от диапазон от имена на работни листове. Excel използва всички работни листове, съхранени между началното и крайното име от препратката. Например, =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) добавя всички стойности, съдържащи се в клетките B5 на всички работни листове между и включително Sheet2 и Sheet13.

• Можете да използвате 3D препратки, за да препращате към клетки в други листове, да определяте имена и да създавате формули с помощта на следните функции: SUM, AVERAGE, AVERAGEA, COUNT, COUNTA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCT, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA, VAR, VARA, VARP и VARPA.
• 3D препратките не могат да се използват във формули с масиви.
• 3D препратките не могат да се използват с оператора за сечение (единичен интервал) или във формули, които използват неявно сечение.

Как се променят 3D препратките, когато преместите, копирате, вмъкнете или изтриете работни листове

Следващите примери обясняват какво става, когато преместите, копирате, вмъкнете или изтриете работни листове, които са включени в 3D препратка. Примерите използват формулата =SUM(Sheet2:Sheet6!A2:A5), която сумира клетките от A2 до A5 в работните листове от 2 до 6.

Вмъкване или копиране    Ако вмъкнете или копирате листовете между Sheet2 и Sheet6 (крайните точки в този пример), Microsoft Excel включва в изчисленията всички стойности от клетките между A2 и A5 на добавените листове.

Изтриване    Ако изтриете листове между Sheet2 и Sheet6, Excel премахва техните стойности от изчислението.

Преместване    Ако преместите листове, намиращи се между Sheet2 и Sheet6 извън адресирания диапазон в листа, Excel премахва техните стойности от изчислението.

Преместване на крайна точка    Ако преместите Sheet2 или Sheet6 на друго място в същата работна книга, Excel настройва изчислението, така че да обхване новия диапазон от листове между тях.

Изтриване на крайна точка    Ако изтриете Sheet2 или Sheet6, Excel настройва изчислението, така че да обхване диапазона от листове между тях.

Можете също да използвате стил на препратка, при който и редовете, и колоните в работния лист са номерирани. Стилът на препратка R1C1 е полезен за изчисляване на позициите на редовете и колоните в макроси. При този стил Excel показва местоположението на една клетка с "R", последвано от номер на ред, и "C", последвано от номер на колона.

Когато записвате макрос, Excel записва някои команди с помощта на стила R1C1. Ако например записвате команда, като щракнете върху бутона Автосумиране, за да вмъкнете формула, която добавя диапазон от клетки, Excel записва формулата с помощта на стила R1C1, а не A1.

За да включите или изключите стила на препратка R1C1

1. Щракнете върху Опции в менюто Инструменти и след това върху раздела Общи.

2. Под Настройки изберете или изчистете квадратчето Стил на адресиране R1C1.

Едно дефинирано име във формула може да улесни разбирането на предназначението на формулата. Например формулата =SUM(FirstQuarterSales) може да бъде разбрана по-лесно, отколкото =SUM(C20:C30).

Имената са достъпни за всеки лист. Ако например името ProjectedSales препраща към диапазона A20:A30 от първия работен лист в работна книга, можете да използвате името ProjectedSales в друг лист от същата работна книга, за да препратите към диапазона A20:A30 от първия работен лист.

Имената могат да се използват и за представяне на формули или стойности, които не се променят (константи). Можете например да използвате името SalesTax, за да представите прилагания размер на данъка върху продажбите (например 6,2 процента).

Можете също да направите връзка с име, дефинирано в друга работна книга или да дефинирате име, което препраща към клетки в друга работна книга. Например формулата =SUM(Sales.xls!ProjectedSales) препраща към именувания диапазон ProjectedSales в работната книга с име Sales.

Забележка  По подразбиране имената използват абсолютни препратки към клетки.

Правила за имената

Кои знаци са позволени? Първият знак от името трябва да бъде буква или знакът “долна черта”. Останалите знаци в името могат да бъдат букви, цифри, точки и долни черти.

Могат ли имената да бъдат препратки към клетки? Имената не могат да съвпадат с препратки към клетки, например Z$100 или R1C1.

Може ли да се използва повече от една дума? Да, но интервалите не са позволени. За разделители между думите могат да се използват долни черти и точки – например, Sales_Tax или First.Quarter.

Колко знака могат да се използват? Едно име може да съдържа най-много 255 знака.

Забележка  Ако име, дефинирано за диапазон, съдържа повече от 253 знака, няма да можете да го избирате от полето Име.

Малките и главните букви в имената различават ли се? Имената могат да съдържат и главни, и малки букви. Microsoft Excel не прави разлика между главните и малките букви в имената. Ако например сте създали името Sales и след това създадете друго име SALES в същата работна книга, второто име ще замести първото.

Когато създавате формула, която препраща към данни в работен лист, можете да използвате етикетите на колоните и редовете в работния лист, за да препращате към данните. Например, за да изчислите общата сума за колоната Product, използвайте формулата =SUM(Product).

Използване на етикет

Ако ви трябва да препратка към Product 3, за да получите сумата за подразделението East (т. е. стойността 110,00), можете да използвате формулата = Product 3 East. Интервалът във формулата между " Product 3" и "East" е операторът сечение. Този оператор указва, че Microsoft Excel трябва да намери и върне стойността на клетката в пресечната точка на реда с етикет East и колоната с етикет Product 3.

Забележка  По подразбиране Excel не разпознава етикетите във формулите. За да използвате етикети във формули, щракнете върху Опции в менюто Инструменти и след това щракнете върху раздела Изчисление. Под опциите Работна книга отметнете квадратчето Допускай етикети във формулите.

Етикети на няколко нива    Когато използвате етикети за колоните и редове от вашия работен лист, можете да използвате тези етикети, за да създадете формули, препращащи към данни в работния лист. Ако работният лист съдържа етикети на колони на няколко нива – в които един етикет в една клетка е последван от един или повече етикети под него – можете да използвате етикетите на няколко нива във формулите, за да препращате към данни в работния лист. Ако например етикетът West е в клетка E5, а етикетът Projected – в клетка E6, формулата =SUM(West Projected) връща стойността на общата сума за колоната West Projected.

Подреждане на етикетите на няколко нива    Когато препращате към информация с помощта на етикети на няколко нива, трябва да го правите в реда, в който са подредени етикетите отгоре надолу. Ако етикетът West е в клетка F5, а етикетът Actual – в клетка F6, можете да препратите към актуалните числа за West, като използвате West Actual в някоя формула. Например, за да изчислите средната стойност на актуалните числа за West, използвайте формулата =AVERAGE(West Actual).

Използване на дати като етикети    Когато означите един диапазон с помощта на диалоговия прозорец Диапазони от етикети и диапазонът съдържа като етикет година или дата, Excel дефинира датата като етикет, като поставя около етикета единични кавички, при въвеждането му във формула. Например, нека вашият работен лист да съдържа етикетите 2007 и 2008 и да сте задали тези етикети с помощта на диалоговия прозорец Диапазони от етикети. Когато въведете формулата =SUM(2008), Excel автоматично я актуализира във вида =SUM('2008').

Аритметичен оператори    За да извършите основните математически операции като събиране, изваждане или умножение, да групирате числата и да получите числови резултати, използвайте следните аритметични оператори.

Оператори за сравнение    С помощта на следващите оператори можете да сравнявате две стойности. Резултатът от сравнението е логическата стойност TRUE или FALSE.

Оператор за конкатенация на текст    (&) За да свържете, или конкатенирате, един или повече текстови низове в един общ текст, използвайте знака амперсанд.

Оператори за препратка    Комбинират диапазони от клетки за изчисления със следните оператори.

Формулите изчисляват стойностите в определен ред. Формулите в Excel винаги започват със знака за равенство (=). Знакът за равенство съобщава на Excel, че следващите знаци образуват формула. След знака за равенство следват елементите, които трябва да бъдат изчислени (операндите), разделени с оператори за изчисление. Excel изчислява формулите отляво надясно съгласно приоритета на всеки оператор във формулата.

Приоритет на операторите

Ако комбинирате няколко оператора в една формула, Excel извършва операциите в реда, показан в следващата таблица. Ако една формула съдържа оператори с еднакви приоритети – например умножение и деление – Excel изчислява операторите отляво надясно.

Използване на скоби

За да промените реда на изчисление, поставете в скоби частта от формулата, която трябва да бъде изчислена първа. Например следната формула дава 11, защото Excel изчислява умножението преди събирането. Формулата умножава 2 по 3 и след това добавя 5 към резултата.

=5+2*3

Ако обаче използвате скоби, за да промените синтаксиса, Excel първо събира 5 и 2 и след това умножава резултата по 3, получавайки 21.

=(5+2)*3

В примера по-долу скобите около първата част от формулата принуждават Excel първо да изчисли B4+25 и след това да раздели резултата на сумата на стойностите в клетките D5, E5 и F5.

=(B4+25)/SUM(D5:F5)

Константата е стойност, която не е изчисляема. Например датата 10/9/2008, числото 210 и текстът "Quarterly Earnings" са константи. Изразите и стойностите, получени от изрази, не са константи. Ако в една формула използвате константи вместо препратки към клетките (например, =30+70+110), резултатът се променя само ако промените самата формула.