Организирането на данни в списък (База от данни) дава възможност за разнообразна обработка – като се започне от търсене и селекция на данни според зададен критерий, сортиране по желан начин, подбор, обобщение и сравнение на данните и се стигне до резюме на данните от списъка в опорна таблица (Pivot table).

 

Създаване и редактиране на списък

 

Списъкът представлява информация с една и съща структура в клетки на работния лист. Информацията може да бъде сортирана, филтрирана по определени критерии и обобщена частично или напълно. Колоната на списъка се явява поле (категория) и информацията в нея е от един и същи тип. Всеки ред в списъка формира един запис.

За да създадете списък, въведете заглавие в първия ред от всяка колона на областта, в която ще дефинирате самия списък.

Въвеждайте информацията по редове, като се ръководите от заглавията на колоните. Всеки запис има едни и същи полета, но някои от тях могат да останат празни.

 

Бланка за данни

 

Бланката за дании улеснява въвеждането и редактирането на записите в списъка. Тя представлява форма, в която данните са представени структурирано и нагледно, при което и въвеждането е по-прецизно. В бланката като етикети на полетата за въвеждане на данните се изписват имената на полетата от списъка. Освен това тук има бутони за различни действия: добавяне, изтриване и търсене на запис.

 

Пример

 

Заредете файла Student.xls.

Активирайте таблицата Student2. Копирайте само таблицата в работния лист Sheet5 и го озаглавете Obrabotka.

Използвайте бланката за данни и добавете два записа, осъществете търсене на единия и изтриване на другия.

Сортирайте списъка по СРЕДЕН УСПЕХ и по оценка по ЛААГ във възходящ ред.

Осъществете филтриране на списъка чрез AutoFilter като намерите записите за студенти само с двойки и намерите всички студенти с СР. УСПЕХ>=5 и по ФИЗИКА да имат 5 или 6.

Чрез Advanced Filter да се изведат факултетните номера и средния успех на всички студенти, които са отличници (СР. УСПЕХ >=5.50) и имат поне една петица. Да се намери броя им.

 

Решение

 

1.Изберете File/ Open/ Student.xls.

2.Активирайте работния лист Student2.

3.1.Маркирайте областта $A$1:$G$13.

3.2.Изберете Edit/Copy.

3.3.Активирайте Sheet5 и изберете Edit/Paste.

3.4.Таблицата се копира в Sheet5.

3.5.Щракнете два пъти върху надписа Sheet5 и преименувайте работния лист Obrabotka.

 

4.Копираната таблица наричайте списък от оценки на различни факултетни номера. Списъкът се състои от 13 записа и 7 полета (съдържа заглавен ред Header Row).

4.1.Добавете данни за факултетен номер 976052 по следния начин:

4.1.1.Активирайте бланката за данни, съдържаща текстови полета, съотвестващи на полетата в списъка като изберете Data/Form (фигура 13.1).

 

Фигура 13.1

4.1.2.Щракнете върху бутона <New> за да добавим нов запис за факултетен номер 976052. Появява се празна бланка.

4.1.3.С натискане на клавиша <Tab> или чрез показалеца на мишката се придвижвайте от поле в поле и въведете съответните стойности. С натискане на клавишите <Shift+Tab> можете да се върнете назад към предишни полета. Чрез щракане върху бутона <Restore>, изтривате въведените стойности.

4.1.4.Добавете готовия запис с натискане на клавиша <Enter>. Автоматично се появява празна бланка за данни.

4.1.5.Приключете въвеждането на данни с щракане върху бутона <Close>.

4.2.Прегледайте всички записи като изберете Data/Form. Чрез щракане върху бутона <Find Next> се придвижвате по записите напред, а с щракане върху бутона <Find Next> - назад.

По записите може да се придвижвате и с помощта на линията за позициониране (скролери). Ако сте се позиционирали на даден запис, в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец се изписва неговия пореден номер в списъка.

4.3.Изтрийте данните за факултетен номер 976052 по следния начин:

4.3.1.Активирайте клетка от списъка.

4.3.2.Изберете Data/Form.

4.3.3.Чрез щракане върху бутона <Find Next> или бутона <Find Prev> се придвижете върху запис 12 of 13.

4.3.4.Щракнете върху бутона <Delete>. Потвърдете изтриването с щракане върху бутона <OK> (отказ с <Cancel>). Записите до края на списъка се преномерират, компенсирайки номера на изтрития.

4.3.4.Щракнете върху бутона <Close>.

4.4.От целия списък намерете данните за студент, който има СР. УСПЕХ >4 и оценка 2 по ЛААГ.

4.4.1.Щракнете бутона на мишката в клетка A3.

4.4.2.Изберете Data/Form.

4.4.3.Щракнете върху бутона <Criteria>.

4.4.4.В полето ЛААГ напишете 2, а в полето СР. УСПЕХ: >4.00.

4.4.5.Щракнете върху бутона <Find Next>. Търсеният запис се изписва в диалоговата кутия.

4.4.6.Щракнете върху бутона <Close> за приключване на търсенето.

 

В Excel сортирането на записите в списъка се извършва по избрано поле. Бързото сортиране може да се стартира чрез бутоните Ascending  и Descending , след като колоната по която ще се сортира е маркирана.

 

5.1.Маркирайте целия списък (таблица) без заглавието.

5.2.Изберете Data/Sort. Отваря се диалогов прозорец на Data/Sort.

 

Фигура 13.2

5.3.В полето Sort by се указва името на полето по което ще сортирате. Изберете СР.УСПЕХ и активирайте Ascending за възходящ ред (Descending е за низходящ ред).

5.4.В полето Then by запишете второто поле за сортиране: ЛААГ (Ascending).

5.5.My List has Header row трябва да е активно- първият ред от списъка е заглавен ред.

5.6.Потвърдете избраните опции с щракане върху бутона <OK> (фигура 13.2).

 

Ако резултатът не отговаря на очакванията, незабавно отменете сортирането с Edit/Undo Sort или натискане на калвишите <Ctrl+Z>. Ако сте маркирали само част от списъка, ще получите съобщение че се сортира само част, а не целият списък. За да не разместите данните, маркирайте целия списък.

 

Ако за целите ви е необходимо да боравите само с част от списъка, можете да го филтрирате така че да се виждат само желаните записи. Тези данни удовлетворяват критерия за филтриране, а останалите са скрити.

 

6.1.Маркирайте списъка.

6.2.Изберете Data/ Filter/ AutoFilter. Под името на всяка колона се явява стрелка за отваряне на падащ списък.

6.3.Щракнете вурху стрелката на полето СР.УСПЕХ. Появява се списък с всички стойности, които се срещат в тази колона. Изберете стойност 2,00 (фигура 13.3).

6.4. Виждат се само записите, които удовлетворяват критерия на филтъра – фак.номер 976040 има само двойки.

6.5. Изберете Data/ Filter/ Show All. Списъкът възтановява първоначалния си вид.

 

 

Фигура 13.3

Падащите списъци се премахват с повторно избиране на Data/ Filter/ AutoFilter.

6.6.Можете да дефинирате потребителски филтър по следния начин:

6.6.1.Маркирайте списъка.

6.6.2.Изберете Data/ Filter/ AutoFilter

6.6.3.Щракнете върху стрелката на полето СР.УСПЕХ и изберете Custom.

6.6.4.В диалоговия прозорец на Custom AutoFilter изберете СР.УСПЕХ is greater than or equal to и стойността 5,5. Щракнете върху бутона <OK>. Записите, отговарящи на критерия остават на екрана.

6.6.5.Щракнете върху стрелката на полето ФИЗИКА и изберете Custom.

6.6.6.В диалоговия прозорец на Custom AutoFilter, изберете ФИЗИКА equals: 5. Щракнете върху or и поставете второто условие equals: 6. Щракнете върху бутона <OK>.

В случая на избор на OR, се удовлетворява едно от двете (или и двете) условия (критерии). Ако желаете удовлетворяване и на двете едновременно, необходимо е избор на AND.

6.7.Деактивирайте AutoFilter (с избор на Data/ Filter/ Autofilter) и покажете всички записи като изберете Data/ Filter/ Show All.

 

Фигура 13.4

7.За осъществяване на постоянна извадка е необходимо създаване зона на критерия и зона на извадката.

7.1.Активирайте клетка A16.

7.2.В нея запишете Uslovie.

7.3.Активирайте клетка A17.

7.4.В нея запишете следното условие: =AND(G3>=5,5; OR(B3=5; C3=5; D3=5; E3=5; F3=5))

7.5.Натиснете клавиша <Enter>. В клетка A17 се изписва FALSE (фигура 13.4).

7.6.1Активирайте клетка А2.

7.6.2.Натиснете клавишите <Ctrl+C>.

7.6.3.Преместете маркера в клетка A19 и натиснете клавиша <Enter>.

7.6.4.Полето ФАК.НОМЕР се копира.

7.7.Повторете горните действия за полетата: ЛААГ, МА!, ФИЗИКА, ПРОГРАМ., ИНЖ.ГРАФ. и СР.УСПЕХ.

7.8.Изберете Data/ Filter/ Advanced Filter.

Фигура 13.5

7.9.Появява се диалогов прозорец (фигура 13.5).

7.9.1.В полето List range опишете областта в която се намира списъка $A$2:$G$14.

Може да щракнете левия бутон на мишката в полето List range и след това чрез мишката да маркирате областта – адресите се изписват в полето.

7.9.2.В полето Criteria range опишете областта на критерия: $A$16:$A$17.

7.9.3.В полето Copy to може да се пише, ако е активната опция Copy to another location. В полето изпизваме областта на извадката: $A$19:$G$19.

7.9.4.Щракнете бутона <OK>. Данните, отговарящи на условието се изписват под зоната на извадката.

8.1.Маркирайте извадката.

8.2.Изберете Edit/Cut.

8.3.Активирайте Sheet6.

8.4.Изберете Edit/Paste. Филтрираните данни се преместват в Sheet6.

8.5.Щракнете два пъти върху надписа Sheet6 и преименувайте таблицата Filter.

8.6.Активирайте клетка A4 и изпишете: Студенти с отличен успех и една петица:.

8.7.Активирайте клетка G4 и в нея изпишете функцията =COUNT(G2:G3) (фигура 8.6).

8.8.Натиснете клавиша <Enter>. В клетка G4 се появява броя на студентите, отговарящи на поставените условия.

Фигура 13.6